Matrícula pendiente en el DeCA: qué significa y cómo solucionarlo

Cuando el cargador genera un DeCA, el documento nace en estado "pendiente de matrícula". Esto no es un error ni una incidencia: es el estado normal del documento hasta que el transportista completa sus datos.

¿Por qué se genera un documento "pendiente"?

Este estado refleja una realidad operativa del transporte de mercancías: el transportista no siempre conoce de antemano qué vehículo concreto va a realizar cada viaje. La empresa o el encargado de la carga puede asignar un tractor y remolque diferentes a los previstos, y la documentación de control debe reflejar la realidad del vehículo que sale a la carretera. La normativa lo reconoce al exigir que los datos del transportista (matrícula del tractor y remolque, fecha de realización) sean completados por el propio transportista, no por el cargador.

Esto significa que un DeCA sin matrícula no está "incompleto" en sentido negativo: está en un estado intermedio previsto por la regulación, con la esperanza de que el transportista lo complete antes de la inspección.

¿Por qué existe este estado?

La Orden FOM/2861/2012, modificada por TRM/282/2026, establece que los datos del DeCA tienen responsables distintos:

El cargador responde de los datos del envío (origen, destino, mercancía, peso, NIF)
El transportista responde de la matrícula del vehículo y la fecha de realización

Como la matrícula puede no conocerse en el momento de la carga (el vehículo asignado puede cambiar), la normativa permite que este dato se añada después. De ahí el estado "pendiente de matrícula".

¿Cómo se soluciona?

El transportista debe:

Escanear el QR del DeCA (o abrir el enlace que le ha enviado el cargador)
Añadir la matrícula del vehículo tractor
Si aplica, añadir la matrícula del remolque
Confirmar la fecha de transporte

En cuanto se añade la matrícula, el documento se cierra y queda inmutable. El estado cambia a "completado".

¿Qué pasa si no se soluciona?

Si el transportista no añade la matrícula antes de que acabe el día de emisión desde su creación, el sistema cierra el documento automáticamente con el estado "pendiente de matrícula por parte del transportista".

El documento sigue siendo válido ante inspección. El QR sigue funcionando. Lo único que cambia es que queda registrado que el dato no completado era responsabilidad del transportista, no del cargador.

¿Afecta esto a una inspección?

No. Si un agente de tráfico solicita el DeCA, el QR se abre igualmente y muestra todos los datos disponibles. La ausencia de la matrícula no invalida el documento. El historial de eventos registra cuándo se creó y por qué no se completó ese campo.

Ejemplo práctico: qué ocurre en la carretera

Imagina esta situación: un cargador genera el DeCA para un transporte que realizas a primera hora de la mañana. Por un error de planificación, no escaneas el QR hasta varias horas después. Cuando lo haces, el sistema cierra automáticamente el documento porque han pasado las el final del día de emisión. El DeCA queda con el estado "pendiente de matrícula por parte del transportista".

Ahora imagina que un agente de tráfico te detiene media hora después. Escanean el QR con su terminal. Ven que el DeCA existe, ven que el cargador cumplió generando el documento con todos sus datos (origen, destino, mercancía, peso, nombre y NIF del cargador y del transportista, etc.). Lo único que aparece como incompleto es la matrícula, y el historial indica que fue el transportista quien no la aportó a tiempo. En este escenario, el documento es válido como prueba de que el cargador cumplió. La ausencia de matrícula puede ser objeto de sanción al transportista (artículo 143.d de la LOTT), pero el cargador queda exento de responsabilidad según el artículo 7.1 de la Orden FOM/2861/2012.

¿Cuándo se puede corregir la matrícula pendiente?

Mientras el DeCA no se haya cerrado automáticamente (antes de que acabe el día de emisión), el transportista puede abrir el QR en cualquier momento y añadir la matrícula sin restricciones. No se requiere intervención del cargador ni ninguna otra gestión. Una vez añadida, el documento se cierra y el estado cambia a "completado".

Si el cierre automático ya ha ocurrido, no se puede modificar la matrícula. El documento queda con el estado de cierre automático, pero sigue siendo válido ante inspección.

Consejos prácticos para evitar el cierre automático

La mejor forma de gestionar el estado "pendiente de matrícula" es prevenirla. Aquí tienes consejos operativos:

Escanea el QR nada más llegar a la carga. No esperes a que se cierre. La mayoría de los transportistas cierran el DeCA en el punto de carga, antes de iniciar el viaje.
Revisa la matrícula antes de conducir. Si no estás seguro de qué matrícula lleva el vehículo (por ejemplo, si cambias de tractor), no escanees el QR hasta que lo sepas.
Si el vehículo asignado no está disponible, avisa al cargador. Es mejor que el cargador regenere el DeCA con datos correctos que cerrar un documento con la matrícula equivocada.
Comunícate con tus cargadores habituales. Si un cargador genera el DeCA a última hora y tú no lo escaneas hasta horas después, el cierre automático podría ocurrir. Acuerda con tus cargadores horarios de generación que te dejen margen.

Diferencia entre "pendiente de matrícula" y "cerrado"

El estado del DeCA cambia a lo largo de su ciclo de vida:

Generado: el cargador ha emitido el documento. Estado inicial. Aparece como "pendiente de matrícula".
Completado: el transportista ha añadido la matrícula y la fecha. El documento está cerrado e inmutable.
Cierre automático: pasado el día de emisión sin intervención del transportista, el sistema cierra el documento con estado "pendiente de matrícula por parte del transportista". El documento es válido pero queda registrado el incumplimiento del transportista.

Comprender estas diferencias es clave para saber en qué situación se encuentra tu documento y qué acciones (o no) son posibles en cada caso.

Responsabilidades según el estado del documento

La normativa distingue claramente las responsabilidades según el estado:

Si el DeCA está en estado "pendiente de matrícula" y no se cierra, el cargador queda cubierto porque cumplió generando el documento.
Si se cierra con el estado "pendiente de matrícula por parte del transportista", la responsabilidad del dato de la matrícula recae exclusivamente en el transportista.
El cargador sigue siendo responsable de los datos que introdujo (origen, destino, mercancía, peso, etc.), independientemente del estado de la matrícula.